Швидкий пошук документів

На порталі доступні 2 варіанти пошуку – швидкий пошук за назвою або номером файлу та розширений пошук за рядом ознак документа в системі.

Увага! Ви можете ознайомитись із даним матеріалом у нашому відео на Youtube.

Для швидкого пошуку введіть назву/номер потрібного файлу частково, або повністю в поле для пошуку. Під час введенння даних система буде пропонувати варіанти, що відповідають Вашому запиту із зазначенням назви, номеру та дати файлу. Ви маєте можливість вибрати конкретний файл, навівши та натиснувши на нього курсором.

Важливо! Швидкий пошук шукає файли в розділі «Всі документи».

Система одразу відкриє цей файл.

У разі якщо Вам потрібні всі файли, що відповідають запиту - введіть назву файлу повністю та натисніть на піктограму лупи або «Enter». Система сформує перелік всіх файлів, що відповідають Вашому запиту.

Розширений пошук документів

Для розширеного пошуку натисніть на піктограму стрілки вниз «Розширений пошук».

У вікні розширеного пошуку оберіть ознаку, за якою потрібно знайти документи:

  • розділ;

  • тип документа;

  • мій ідентифікатор;

  • ідентифікатор автора/відправника документа;

  • ідентифікатор отримувача;

  • дата документа;

  • інформація про сторони;

  • тощо.

Натисніть кнопку «Пошук».

Для прикладу розглянемо дві ситуації. Припустимо, Вам потрібно знайти:

1) Документи за 19.11.2020, що мають присвоєні Вами додаткові дані «Код документа 5005».

2) Всі документи, що очікують від Вас дій за перший квартал 2020 р.

В разі успішного пошуку Ви побачите перелік знайдених документів та можливі функції – «Створити розділ на основі цього критерію пошуку» та «Завантажити у CSV-форматі».

Функція «Створити розділ на основі цього критерію пошуку» аналогічна створенню нового підрозділу в розділі «Мої розділи», але в модальному вікні «Створення розділу» вже заповнена інформація(критерії), що використовувались для пошуку.

Функція «Завантажити у CSV-форматі» дозволяє завантажити документи у вигляді списку на Ваш комп’ютер в Excel для подальшої роботи зі списком, наприклад, щоб створити реєстр документів за період.