Дії над вихідними документами

Створення документу з шаблону системи

Ви маєте можливість створювати документи з шаблонів системи, запропонованих на порталі.

Для створення документу натисніть кнопку «Створити».

Вам відкриється вікно для пошуку відповідного шаблону документа.

Ви можете скористатись пошуком шаблону або натиснути на кнопку «Показати за галузями» та обрати розділ «Первинні документи».

Натисніть на назву шаблону. Заповніть всі необхідні поля. Натисніть кнопку «Зберегти».

Створений документ з’явиться у розділі «Мої документи» та «Усі документи».

Увага! Перелік доступних шаблонів буде постійно поповнюватися на порталі Document.Online, слідкуйте за оновленнями системи.

Завантаження документу до системи

Для того, щоб завантажити документ на портал, натисніть кнопку «Завантажити документ»:

У модальному вікні, що відкрилося, обираємо необхідний файл з комп’ютеру.

Максимальний розмір файлу, що можна завантажити, 20Мб.

Заповнюємо інформацію про документ.

Поля до заповнення:

Назва документу Вкажіть назву документу. Якщо назва була не вказана, документу буде присвоєна назва завантаженого файлу.
Дата Оберіть дату створення документу з випадаючого календаря або введіть вручну в форматі «ДД.ММ.РРРР»
Тип Оберіть тип документу з наявного переліку (акт виконаних робіт, договір, т.д.).
Номер Присвойте документу номер
Сторони Перелік сторін, які вказані у документі. Для цього досить почати введення коду ЄДРПОУ або назву компанії. Система звертається до відкритих державних реєстрів та підбирає варіанти відповідних юридичних осіб для вибору. Якщо з якихось причин потрібну компанію знайти не вдалося - введіть реквізити компанії самостійно.
Додаткові дані (публічні) / (приватні) Додайте додаткові параметри для фільтру документів в подальшому. Вкажіть назву параметру та його значення. Публічні дані буде видно всім учасникам, яким надіслано документ Приватні дані буде видно лише Вам Також «Додаткові дані» можна використовувати в подальшому для відображення в Поточних колонках списку документів робочої області (див. налаштування робочої області)

Після заповнення необхідних полів натисніть кнопку«Зберегти».

Після завантаження документ буде відображатися в списку документів в розділі «Мої документи» та «Усі документи».

Підписання документу

Для підписання документу відкрийте необхідний документ.

Для цього натисніть на назву документу в робочій області або скористайтеся вікном розкриття документу:

Після відкриття документу Ви маєте змогу його проглянути.

Для підписання документу з Вашої сторони натисніть кнопку "Підписати" на панелі інструментів.

У модальному вікні, що відкрилось, оберіть спосіб підписання документу:

Наприклад, обраний Вами спосіб підписання за допомогою КЕП. Для цього натисніть «Оберіть» та виберіть на комп’ютері папку з необхідним КЕП.

Підтягніть ключ КЕП, введіть пароль та натисніть «Підписати».

Документ буде підписано. На документі з’явиться відображення КЕП-печатки, в графі «Підписи» - інформація про назву ключа та дату його накладання, а піктограма «Мої дії» зміниться на «Підписано».

Важливо! Відображення КЕП-печатки на документі, що був завантажений, доступне лише для формату документу PDF.

Якщо Ви зберегли пароль, при наступному підписанні документів Ваш КЕП буде автоматично відображатися в вікні «Підписання». Вам не потрібно буде підтягувати ваш КЕП знову. Також Ви маєте можливість додавати декілька КЕП.

Відправка документу

Для відправки документу відкрийте необхідний документ.

Для цього натисніть на назву документу в робочій області або скористайтеся вікном розкриття документу:

Після відкриття документу Ви маєте змогу його проглянути.

Для простої відправки документу натисніть кнопку "Відправити" на панелі інструментів.

У модальному вікні, що відкрилось:

  1. Оберіть необхідні дії над документом, що мають бути виконані учасником/учасниками,якому Ви надсилаєте документ: «Підписання» / «Погодження» / «Перегляд».
  2. Якщо Ви надсилаєте документ декільком учасникам, то оберіть - призначені дії мають бути виконані «Всіма учасниками» або «Одним з учасників». Якщо Ви обрали «Одним з учасників», то призначені дії будуть виконані у разі їхнього виконання одним з доданих учасників. Якщо Ви обрали «Всіма учасниками», то призначені дії будуть виконані тільки у разі виконання всіма учасниками, яким буде надісланий документ.
  3. Якщо Ви бажаєте призначити термін виконання дій над документом, встановіть галочку біля пункту «Для виконання дії є кінцева дата/період виконання» (для дії «Перегляд» функція недоступна):
    1. Оберіть дату та час кінцевого виконання або період, протягом якого призначені дії мають бути виконані учасником/учасниками.
    2. Оберіть умову «Якщо дія не виконана до вказаної дати»

            •  «Очікувати виконання дії учасником» - документ буде доступним для виконання призначених дій учасником навіть після закінчення кінцевої дати/періоду виконання;

            •  «Заборонити виконувати дію та перейти до наступної групи» - документ буде недоступним для виконання дій після закінчення кінцевої дати/періоду виконання.

  4. Заповніть дані учасника, який має виконати призначені дії, вказавши Email та ЄДРПОУ.
  5. Якщо учасників декілька, то натисніть кнопку «Додати учасника» та заповніть інформацію нового учасника.
  6. Натисніть кнопку «Відправити»
  7. Після відправки документа статус документа (1) зміниться, а в розділі «Мої погодження»(2) буде відображено список учасників, яким призначено виконання дій над даним документом, та статус дій (3) з боку учасника: